Création de fichiers

Présentation technique

Les fichiers sont des documents texte, XML, binaire de format : document bureautiques Word, Excel..  multimédia images, son, vidéos...
Le site traite les fichiers à l'aide d'un type de contenu spécifique "Fichier" qui est une page HTML simulaire aux autres contenus.
Cette page sert d'enveloppe  au fichier lui-même, permettant de le manipuler comme les aurs pages du site, d'y associer des données complémentaires comme le titre du document, les auteurs, les étiquettes, le code DOI, la structure de rattachement (numéro de la REE, manifestation...)... ainsi que de stocker les différentes varianrtes converties et les révisions.
 

Stockage

Techniquement, un fichier est téléchargé monfichier.docx dans un répertoire unique du serveur, sorte de base de données avec un nom "haché" qui correspond à sa somme de contrôle, par exemple  0000ced3981131ce35a823a4b2500fd085543cd5.
Ainsi, 2 fichiers absolument identiques ne sont enregistrés qu'une seule fois, et toute modification du fichier fait apparaitre un nouvel enregistrement.
Ce fichier est associé à ses méta-données d'origine stockées dans la base de données au forma RDF : nom du fichier téléchargé, taille, date, format...
Il est également associé au "node" (page html) qui lui sert d'enveloppe.
 

Révisions - mises à jour

Du fait de cette conception, la mise à jour d'un fichier peut faire l'objet de différents scénarios
  1. Edition du fichier existant et sélection du fichier modifié : le nouveau fichier est téléchargé sur le site et la nouvelle version apparait à la page correspondante. L'ancienne version du fichier est toujours sur le site (somme de contrôle différente), elle reste accessible et associée à la révision correspondante de la page. C'est la bonne mannière d'actualiser un fichier, caar il conserve tous ses liens dans le site
  2. Création d'un nouveau fichier : cela fonctionne évidemment, mais il faut mettre à jour toutes les informations liées
  3. Dans ce second cas, si le nouveau fichier n'est en réallité pas modifié, ce fichier unique sera présenté sur 2 pages différentes qui se partagent donc la même ressource.

Fichiers attachés

La plupart des contenus permettent d'associer des fichiers par l'onglet "Fichiers attachés". Cette association peut se faire de 2 façon s:
  1. par sélection du fichier à partir de l'ordinateur de l'utilisateur. Dans ce cas, il s'agit exactement du même processus que pour la création d'un fichier, la page fichier est automatiquement créée à partir du contexte (groupe, droits d'accès), associée à la page en cours d'édition et pourra être accédée indépendemment
  2. par sélection d'un fichier existant sur le site : la zone d'autocomplément permet de sélectionner un fichier qui aurait déjà été téléchargé sur le site
Ainsi, la mise à jour d'un fichier attaché ne devrait pas consister à remplacer le fichier attaché par le nouveau à partir de la page en mmode édition, mais à sélectionner le fichier en mode visualisation et à l'éditer 

Bannières

Les images "bannières" qui apparaissent sur certaines pages (manifestations par exemple) fonctionnent de mannière similaire, mais sont traitée avec un simple bouton de sélection de fichier à utliser comme bannière. Si une nouvelle bannière est sélectionnée en mode édition, cela entrainera donc la duplication des pages de fichiers de bannière.  Un crayon d'édition apparait au-dessus de la bannière pour la mettre à jour de façon correcte. 
 

Conversions

Le site convertir automatiquement les fichiers d'origine sous plusieurs formes qui permettent leur exploitation par le site et par l'utilisateur.
  • Tout format bureautique est coenvertit en pdf
  • Tout fichier en transformé en image de prévisualisation de la première page en 3 dimensions : vignette, moyenne et grande image
  • Tout fichier contenant du texte est converti en texte brut qui permet l'indexation par les moteurs de recherche du contenu
Une prévsualisation complète SWF était égalent disponible pour parcourir l'ensemble du document. Les dernières évolutions du Web ont entrainé l'obsolascence de Flash, de nombreux navigateurs ne supportent plus par défaut cette technologie et les librairies Linux nécessaires pour cette fonction ont disparu avec la mise à niveau du serveur. Elle sera rétablie en technologue HTML5 dans un proche avenir.
 

Accès

Les fichiers non accessibles à un utilisateur peuvent montrer tout de même la prévisualisation - par exemple le détail des articles d'un numéro de revue, des présentation d'une manifestation dont l'accès est protégé.

Créer un fichier

A faire correctement comme les manifestation
Il peut le faire pour tous les groupes auxquels il appartient. Pour cela, il se rend dans l'espace du groupe, et clique dans la colonne de droite sur "create file".

Il sélectionne un fichier de son ordinateur.

Il lui donne ensuite un titre qui en facilite la recherche via le moteur de recherche : le titre par défaut est le nom et l'extension du fichier.

Il peut dans la boîte descriptif donner des éléments de contexte.

Il est recommandé de choisir un ou plusieurs mots de la taxonomie qui caractériseront le fichier, ainsi que la nature du fichier dans le groupe (article, livrable, présentation, etc.).

L'utilisateur choisit ensuite l'audience, c'est-à-dire quels groupes pourront voir son fichier. Il peut aussi choisir l'option "public", visible de tous.

Si le document fait l'objet de gestion des droits d'auteur 'diffusion, utilisation), il peut compléter les information de licence "Creative Commons" (rappel: par défaut, tout document est considéré comme non public, icette fonction permet donc d'autoriser explicitement la diffusion et l'utilisation du document)

Il décide de notifier ou non la publication de ce fichier en cochant la case de notification.

Et enfin il sauvegarde.

 

Que permet le module de gestion documentaire File Framework?

 Il permet entre autres

  • Organisation libre de la classification des fichiers par termes, navigateur efficace
  • Gestion des meta-données RDF
  • l'enveloppe du fichier est un type de contenu standard qui peut donc être paramétré à volonté
  • Scan antivirus par Clamav
  • Prévisualisation SWF: le document est lisible instantanément en ligne sans téléchargement
  • Conversion dans les principaux types MIME de MS Office, OpenOffice, Adobe, ce qui permet à l'utilisateur de choisir le format qui lui convient le mieux et de permettre l'indexation du contenu des fichiers.

Ainsi, il est recommandé de télécharger le document dans son format natif modifiable, les autres formats appropriés seront automatiquement générés -y compris bien spur le pdf.